GLOSSAR
Datenaufbewahrung
Datenaufbewahrung beschreibt, welche Informationen wie lange gespeichert bleiben. Gesprächsverläufe, abgeleitete Zusammenfassungen, technische Protokolle und Sicherungskopien können unterschiedlichen Fristen und Verfahren unterliegen. Eine Aussage zur Speicherung muss deshalb immer den betroffenen Datenbestand benennen.
Kundenwissen hat einen Zweck und eine Laufzeit
Für eine laufende Vertragsverlängerung kann der letzte bestätigte Verhandlungsstand nützlich sein. Die dauerhafte Speicherung jeder persönlichen Bemerkung ist dafür nicht zwangsläufig erforderlich. Zu umfangreiche Bestände erhöhen zugleich den Aufwand für Zugriffskontrolle, Aktualisierung und spätere Auskünfte.
Das Unternehmen sollte daher festlegen, welche Informationen für welchen Prozess gebraucht werden und wer über Fristen entscheidet. Mögliche Aufbewahrungspflichten müssen gesondert berücksichtigt werden. Ein sinnvoller Entwurf unterscheidet Arbeitsdaten, bewusst gespeichertes Gedächtnis und technisch notwendige Betriebsdaten, ohne diese Kategorien pauschal gleichzusetzen.
Löschung über die Verarbeitungskette prüfen
Eine Abnahme muss verfolgen, was nach Fristablauf oder einer Löschanforderung mit dem jeweiligen Datensatz geschieht. Dazu gehören Zwischenspeicher, Exporte und beteiligte Dienstleister. Fristen und Ausnahmen müssen zu den tatsächlichen Einstellungen passen. Zero Data Retention eines einzelnen Anbieters beantwortet diese Gesamtfrage nicht. Der Nachweis sollte den geprüften Umfang und verbleibende Verzögerungen verständlich benennen.